Call for Volunteers Canada Exhibit 2012

July 17, 2012 - Staffing the exhibit can be a rewarding and exciting venture if you set your mind to it. it can also be tedious and tiring if you approach it with that expectation. This short document is put together to help you get the most out of your time at the exhibit and to make it more enjoyable.

The Canada exhibit represents a cooperative venture of several federal government departments, provincial and territorial governments and several national non-governmental organizations. There are over 35 organizations involved in this exhibit. The exhibit, USB and resources further represent over 100 organizations from across Canada working in many different areas of HIV/AIDS.

There are some key objectives set for this exhibit. Ultimately the exhibit is about putting Canada 's best face forward to our colleagues from around the world. We have set the over-arching objectives and you will find within them, a way to meet some of your own organizational and personal objectives for the conference. The goals of the Canada Exhibit are:

•  To serve as a showcase to highlight work by Canadians across many focus areas in the field of HIV/AIDS nationally and internationally,

•  To provide an opportunity for Canadians attending the conference to interact with conference delegates from around the globe,

•  To ensure Canada is visible, well represented and recognized for the work undertaken nationally and internationally around HIV/AIDS

Working an exhibit is different from doing business anywhere else. The experience can be broken into a few key steps:

•  Approaching strangers

•  Developing rapport

•  Presenting information

•  Gathering information

•  Disengaging

Approaching strangers is never comfortable. It is worth keeping in mind that they are just as uncomfortable approaching the exhibit. Making eye contact, and a warm "Hello" never fails... keep in mind that there will be people from around the world attending the conference and you may have to adjust as the social norms in others countries can vary. Be aware of this and just try to make the person comfortable. Once you have "broken the ice", it is important to introduce yourself and invite them into the exhibit.

Developing rapport with strangers is sometimes difficult, but many people fail to realize how easy it is. As people approach the exhibit, there will be a video playing outlining the 30-year history of HIV/AIDS in Canada and regularly scheduled presentations on specific issues will take place. These will hopefully be helpful to attract attention and can be a conversation starter.

There is no "set" formula for success at developing rapport and it is important you be comfortable with whichever approach you use. Sometimes it is as simple as just saying, "Hello, how are you today?" At other times, it requires a bit more effort. Here are a few tips that might help in breaking the ice when approaching strangers.

It can be as simple as noticing something about the individual and taking an interest in them.

•  sometimes traditional clothing, a hat or something the person is wearing. "Nice hat, where did you get that?"

•  recognizing they are from another country and asking "Where are you visiting from?"

•  sometimes people are more comfortable talking about their work; "What area of HIV/AIDS do you work in?"

Establishing rapport can be the greatest challenge and it can also be the greatest reward of working the exhibit. Once you have people engaged, remember that they have a lot to do and see so watch for signals that they want to move on. Every now and then, you will come across someone with whom it is difficult to disengage. As you would in a day-to-day situation, use the most effective and polite method you know. Certainly the easiest part of working the exhibit is presenting information, answering questions or giving away the USB of resources .

Sometimes this is as simple as handing out the buttons or the USB of resources. other times it is sharing your own experiences working in HIV/AIDS. Each interaction will be unique and you cannot determine in advance where things might lead. People are interested in Canada and finding out what is happening here.

The tools for doing this will be shown to you when you show up for your shift. We will have process for things such as collection of business cards with requests for follow-up information that we can target to the right partner back home.

Disengaging the conversation can sometimes be the most difficult part of the dialogue you will find yourself in with multitudes of very interesting people with interesting stories from around the world. If you are having difficulty, there will be a staff person on-site to assist you.

This document is not meant to be a comprehensive "how to", but hopefully it has answered some questions you may have and eased you into the idea of volunteering a few hours while in Washington to help represent Canada on the exhibit!

We invite you to volunteer for a shift or two at the exhibit! It is simple to volunteer; we are using an on-line polling program to schedule volunteers to staff the exhibit in Washington .  It is an easy three step process...

•  Cut and paste this link into your browser  http://www.doodle.com/ubrg7mt97vhymva8

•  Enter your name in the left column

•  Check the times you can work (NOTE: Minimum of 3 volunteers needed per shift... a minimum of one needs to be bilingual or francophone . Make sure to include your contact information and if you have a second language in the "Notes" section)

•  Press the "participate" button at the bottom

•  Send this link to other colleagues who will be in Washington and invite them to volunteer

Thank you for volunteering to help staff the CANADA Exhibit in Washington ! Further details will follow later in mid-July on how to find us at the conference site in Washington and any other updates as needed. With your assistance we will be able to share our successes and challenges and provide an opportunity for the exchange of ideas and knowledge!

Exhibit Staffing Schedule

2h45m Shifts - 3 per Shift - Minimum one bilingual person per shift

Sunday July 22, 2012 - Exhibit Hours 12h00 - 18h30

Monday July 19, 2012 - Exhibit Hours 10h00 - 18h30

Tuesday July 20, 2012 - Exhibit Hours 10h00 - 18h30

Wednesday July 21, 2012 - Exhibit Hours 10h00 - 18h30

Thursday July 22, 2012 - Exhibit Hours 10h00 - 18h30

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VOUS ÊTES INVITÉ(E) A ETRE VOLONTAIRE POUR L'EXPOSITION DU CANADA A WASHINGTON!

Travailler sur l'exposition peut être une expérience gratifiante et passionnante si vous y êtes préparé(e). cela peut également vous sembler fastidieux et fatigant si vous arrivez avec ce sentiment en tête. Ce court document est rédigé afin de vous aider à profiter le plus possible de votre temps sur l'exposition et de rendre celui-ci le plus agréable possible.

L'Exposition du Canada représente l'entreprise commune de plusieurs départements du gouvernement fédéral, des gouvernements provinciaux et territoriaux et de plusieurs organisations non-gouvernementales nationales. Plus de 35 organisations participent à cette Exposition. L'Exposition, son DVD et ses ressources représenteront plus de 100 organisations, de tout le Canada, travaillant dans différents secteurs de la lutte contre le VIH/SIDA.

Différents objectifs ont été définis pour cette Exposition. L'objectif général est de présenter la meilleure image du Canada à nos collègues du monde entier. Dans le cadre de cet objectif global que nous avons fixé, vous pourrez trouver un moyen d'atteindre vos propres objectifs organisationnels et personnels pour la conférence. Les objectifs de l'Exposition du Canada sont :

•  Servir de vitrine pour montrer le travail des Canadiens dans différents secteurs de la lutte contre le VIH/SIDA, au niveau national et international.

•  Donner l'opportunité aux Canadiens de participer à la conférence pour interagir avec les délégués de la conférence du monde entier.

•  S'assurer que le Canada est visible, bien représenté et reconnu pour le travail qu'il a entrepris, au niveau national et international, dans le secteur de la lutte contre le VIH/SIDA.

Travailler sur une Exposition est différent de faire du commerce ailleurs. L'expérience peut être divisée en plusieurs étapes :

•  Approcher des étrangers

•  Développer des rapports

•  Présenter des informations

•  Rassembler des informations

•  Se désengager

Approcher les étrangers n'est jamais facile. Il est bon de garder à l'esprit qu'il est aussi difficile pour eux d'approcher l'Exposition. Echanger des regards et accueillir avec un chaleureux « Bonjour » est toujours un bon début. N'oubliez pas que des personnes du monde entier assisteront à la conférence et qu'il vous faudra vous adapter car la norme sociale peut être différente dans les autres pays. Soyez-en conscient(e) et essayez simplement de mettre la personne à l'aise. Une fois que vous aurez « brisé la glace », il est important de vous présenter et de les accueillir à l'Exposition.

Développer des rapports avec des étrangers est quelquefois difficile, mais souvent, on oublie à quel point cela peut être facile. Alors que les gens approcheront de l'Exposition, une vidéo sera présentée dans laquelle des personnes vivant avec le VIH/SIDA partageront leur expérience sur différents sujets. Nous espérons que cela sera utile et pourra permettre d'engager la conversation.

Il n'y a pas de formule magique pour réussir à développer des rapports et il est important que vous soyez à l'aise, quelle que soit l'approche que vous utilisez. Quelquefois, il est préférable de simplement dire « Bonjour, comment allez-vous aujourd'hui ? ». D'autres fois, il faudra faire un peu plus d'efforts. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à briser la glace lorsque vous approchez des étrangers :

Il peut suffire simplement de noter quelque chose sur la personne et de s'intéresser à elle.

•  Quelquefois les vêtements, un chapeau ou quelque chose que porte la personne. « Joli chapeau, où l'avez-vous acheté ? »

•  Reconnaître qu'elle est d'un autre pays et demander « d'où êtes-vous? »

•  Quelquefois, les gens sont plus à l'aise de parler de leur travail, « Dans quel secteur de la lutte contre le VIH/SIDA travaillez-vous? »

Etablir un rapport peut être un grand défi mais également la plus grande récompense de travailler sur l'Exposition. Une fois que vous avez établi le contact, souvenez-vous que les personnes ont beaucoup de choses à faire et à voir, aussi, faites attention aux signes qu'ils veulent partir. de temps en temps, vous rencontrerez quelqu'un avec qui il sera difficile d'arrêter la conversation. comme cela se produit dans la vie de tous les jours, utilisez la méthode la plus efficace et polie que vous connaissez.

La partie du travail sur l'Exposition la plus facile est la présentation d'informations ou la distribution de cadeaux publicitaires. L'Exposition utilisera quatre écrans présentant une vidéo et quatre ordinateurs portables pour les démos canadiennes ainsi qu'un DVD et des badges grâce auxquels nous présenteront « Le Canada entre en action ».

Quelquefois, il suffit d'offrir les badges ou de faire voir le DVD de présentation. d'autres fois, vous ferez part de vos expériences de la lutte contre le VIH/SIDA. Chaque interaction sera différente et vous ne pourrez pas déterminer à l'avance comment elles se dérouleront.

Les gens s'intéressent au Canada et aiment à découvrir ce qui s'y passe. Un ordinateur sera également disponible sur l'Exposition, afin de permettre des conversations plus détaillées et de montrer des sites Web canadiens, de plus des CD de ressources canadiennes pour lutter contre le VIH/SIDA pourront être présentées. C'est important dans cet engagement pour rassembler des informations. Sur l'Exposition, des informations basiques seront collectées, sur le nombre de visiteurs, la façon dont sont utilisés les CD et d'où viennent les visiteurs.

Les outils utilisés vous seront montrés à votre arrivée pour prendre votre poste. Nous utiliserons des procédés tels que la collection de cartes de visite, avec demandes de suivi des informations pour les partenaires adéquats que nous pourrons cibler, une fois rentrés.

Se désengager d'une conversation peut quelquefois être la partie la plus difficile du dialogue. Vous pourrez vous retrouver face à une multitude de personnes très intéressantes, avec des histoires passionnantes, venant du monde entier. Si vous rencontrez des difficultés, un membre de l'équipe, sur le site, pourra vous assister.

Ce document n'est pas sense « répondre à tout », mais, nous espérons qu'il répondra à certaines des questions que vous pourrez vous poser et vous motivera à vous porter volontaire pour quelques heures, lors de votre séjour à Vienne, afin d'aider à représenter le Canada sur le stand d'Exposition « Le CANADA en action! »

Nous vous invitons à vous porter volontaire pour un poste ou deux au cours de l'Exposition! Se porter volontaire est très simple, nous utilisons un programme d'appel en ligne permettant de planifier les postes des volontaires pour travailler sur l'Exposition de Vienne. C'est un processus facile, en trois étapes :

•  Copiez/collez ce lien dans votre navigateur   http://www.doodle.com/ubrg7mt97vhymva8

•  Entrez votre nom dans la colonne de gauche

•  Cochez les cases pour les horaires auxquels vous pouvez travailler (REMARQUE: un minimum de 3 volontaires est nécessaire par poste. au moins l'un d'entre eux doit être bilingue ou francophone-le nombre de volontaires qui se sont inscrits est noté sous chaque tranche horaire)

•  Appuyez sur le bouton « Save », en bas

•  Envoyez ce lien à d'autres collègues qui seront également à Vienne et invitez-les à se porter volontaire.

Merci de vous porter volontaire pour aider le personnel de l'Exposition « Avancer » du CANADA, à Vienne. Des détails supplémentaires seront donnés plus tard, début juillet, vous informant comment nous trouver sur le site de la conférence à Vienne et donnant toutes les mises à jour, si nécessaire. Votre aide, nous permettra de partager nos réussites et nos défis et nous donnera la possibilité d'échanger des idées et des connaissances!

Planning de l'affectation du personnel

3 par poste - Au moins une personne bilingue par poste

Dimanche 22 juillet 2012 - Horaire de l'Exposition 12h00 - 18h30

Lundi 23juillet 2012 - Horaire de l'Exposition 10h00 - 18h30

Mardi 24 juillet 2012 - Horaire de l'Exposition 10h00 - 18h30

Mercredi 25 juillet 2012 - Horaire de l'Exposition 10h00 - 18h30

Jeudi 26 juillet 2012 - Horaire de l'Exposition 10h00 - 18h30

"Reproduced with permission - "Canadian AIDS Society | Société canadienne du sida "

Canadian AIDS Society | Société canadienne du sida
www.cdnaids.ca

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